A proteção de dados pessoais na utilização das tecnologias da informação e comunicação no funcionamento do órgão deliberativo interno das sociedades comerciais
| Autor | Marisa Dinis |
| Páginas | 196-221 |
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Ver Nota1
“Para além da tradicional reunião com a presença física dos intervenientes no processo deliberativo, é possível, atualmente, o recurso aos meios telemáticos de acordo com o expressamente consagrado na alínea b) do n. 6 do artigo 377º do Código das Sociedades Comerciais”
“Atualmente, face à utilização das tecnologias de informação e comunicação, as reuniões de sócios podem ocorrer sem que todos os sócios e intervenientes (ou mesmo nenhum) estejam fisicamente presentes no mesmo local”
“A utilização das tecnologias de informação e comunicação tem crescido exponencialmente nos últimos anos”
“Ainda no âmbito dos direitos do titular dos dados, há que trazer à colação o disposto no artigo 15º da Lei 67/98, que lhe confere o direito de se opor ao tratamento dos dados que lhe digam respeito”
“As sociedades comerciais podem fazer uso das tecnologias da informação e comunicação para melhorar o funcionamento dos seus órgãos”
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O ordenamento jurídico português foi pioneiro na consagração da utilização das tecnologias da informação e comunicação no funcionamento das sociedades comerciais. De fato, a reforma legislativa que, em 2006, se verificou no seio do regime jurídico aplicável às sociedades comerciais acarretou, entre outras novidades, a consagração expressa da utilização das tecnologias da informação e comunicação no funcionamento dos órgãos sociais. É o que resulta, aliás, do próprio preâmbulo do Decreto-Lei 76-A/2006, de 29 de março, onde se declara que o diploma dedicou especial atenção “à necessidade de aproveitamento das novas tecnologias da sociedade da informação em benefício do funcionamento dos órgãos sociais e dos mecanismos de comunicação entre os sócios e as sociedades”.
A esse tempo e nessa matéria, uma das alterações legislativas de maior monta incidiu sobre o funcionamento das assembleias gerais das sociedades anónimas. Passou, pois, nesse âmbito, a ser expressamente admitida, por consagração legal, mediante a verificação de certos requisitos, a possibilidade de as convocatórias serem expedidas por via de correio eletrónico e, bem assim, a possibilidade de as reuniões do órgão “coletividade de sócios” se darem parcial ou totalmente com recurso à utilização das referidas tecnologias2.
Apesar de, em nosso entendimento, a bondade legislativa não ter sido acompanhada de uma efetiva utilização destas ferramentas e de, mais de uma dezena de anos volvidos, a utilização das tecnologias da informação e comunicação não ter logrado, neste particular, os resultados que, ab initio, parecia prometer, a verdade é que a sua utilização pode conduzir a uma panóplia de problemas jurídicos cujo estudo tem sido negligenciado3.
É, aliás, provável que tais complexidades jurídicas e técnicas sejam a principal causa do fraco êxito da utilização das tecnologias da informação e comunicação no funcionamento dos órgãos sociais das sociedades comerciais. Note-se, no entanto, que tal utilização continua a ser altamente incentivada como decorre, desde logo, da leitura dos princípios da boa governação das sociedades.
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Apesar das inegáveis vantagens que a utilização dessas tecnologias representa (diminuição de custos, celeridade, facilidade em enviar um elevado número de documentos, acessibilidade em qualquer local, entre outras), cremos que existirá um nexo de causalidade entre o respectivo índice (reduzido) de utilização e o índice (elevado) de problemas jurídicos que ela representa. Por ser assim, parece-nos importante que tais problemas sejam identificados e que, sempre que possível, sejam avançadas algumas soluções.
Reconhecendo que são distintos e de diversa natureza os problemas que podem ocorrer neste particular, propomo-nos, neste estudo, apenas a identificar e a analisar, com a leveza própria de uma análise inicial e superficial, as implicações legais que a utilização das tecnologias de informação e comunicação podem trazer no funcionamento do órgão deliberativo interno no âmbito muito específico da proteção de dados pessoais dos intervenientes nessas reuniões.
Como é sabido, as sociedades comerciais são dotadas de uma estrutura organizatória necessária à concretização do fim e do objeto que perseguem e, em geral, à atuação destas no tráfego jurídico. Independentemente do tipo societário adotado, fazem obrigatoriamente parte da referida estrutura dois órgãos: o órgão deliberativo interno e o órgão de administração e de representação4. A lei prevê, igualmente, a faculdade de as sociedades adotarem um órgão de fiscalização ou, tratando-se de uma sociedade anónima, a obrigatoriedade de o fazerem5.
Quando os supramencionados órgãos são coletivos, a respectiva vontade é formada mediante deliberação que resultará da manifestação da vontade individua l dos intervenientes no processo deliberativo. Existem várias formas de deliberar, sendo certo, no entanto, que a reunião é a forma de deliberar por excelência6. Genericamente, reunião “importa a presença de uma pluralidade de sujeitos reconduzida a uma unidade com um escopo comum”7que, neste particular, reside
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na tomada de uma determinada deliberação conseguida à custa do exercício do direito de voto que cabe, por inerência, aos sócios8. Em momento anterior ao da votação tem lugar a discussão do assunto objeto da deliberação em que cada interveniente expõe os argumentos que lhe aprouver, para influenciar o sentido do voto dos demais, e em que são prestadas as aclarações necessárias à formação de uma vontade esclarecida e consciente.
Assim, em termos genéricos e sem atender às especificidades que algumas assembleias encerram, por via da lei e por via dos dizeres do contrato de sociedade, participar numa reunião de sócios vai, em regra, muito além da presença dos sócios na reunião, já que abarca igualmente o debate, feito à custa da intervenção dos sócios, e o exercício do direito de voto, que permite, manifestando a vontade individual de cada votante, formar a vontade coletiva.
Refira-se, ainda, que o direito de participar na reunião de sócios, no sentido amplo anteriormente descrito, pode ser exercido pelo próprio sócio ou por representante. Com efeito, a representação dos sócios nas assembleias é admissível sem restrições no âmbito das sociedades anónimas, nos termos do artigo 380º do Código das Sociedades Comerciais, e, no que respeita às sociedades por quotas, com as restrições que decorrem do artigo 249º, n. 5, do mesmo diploma. Ora, quer isto dizer que o acionista pode se fazer representar por qualquer pessoa, não podendo o contrato de sociedade limitar este direito, e que o quotista pode ser representado por ascendente, descendente, cônjuge ou outro sócio, sendo possível o contrato de sociedade alargar este leque, mas não diminuir.
Para além dos sócios e dos seus representantes existem determinados sujeitos cuja presença nas reuniões é habitual, como sucede por exemplo com os notários9e com peritos (advogados, contabilistas certificados, entre outros), e até obrigatória, como é o caso dos administradores, dos membros do conselho fiscal ou de supervisão e, sempre que se trate de uma assembleia anual, dos revisores oficiais de contas que tenham procedido ao exame das contas, tal como estatuído no n. 4 do artigo 379º do Código das Sociedades Comerciais.
Aqui chegados, isto é, depois de enunciarmos resumida e genericamente os objetivos subjacentes à realização das assembleias
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de sócios e de identificarmos os sujeitos que nelas podem ou devem participar, importa descrever as diferentes formas que podem assumir.
Assim, para além da tradicional reunião com a presença física dos intervenientes no processo deliberativo, é possível, atualmente, o recurso aos meios telemáticos de acordo com o expressamente consagrado na alínea b) do n. 6 do artigo 377º do Código das Sociedades Comerciais. De fato, nos termos da alínea a) desse artigo, as assembleias das sociedades são efetuadas na sede da sociedade, ou quando este local não apresenta as condições necessárias e adequadas à realização da reunião, noutro local escolhido pelo presidente da mesa. Por sua vez, nos termos da já referida alínea b), as reuniões podem decorrer através de meios telemáticos desde que as sociedades “assegurem a autenticidade das declarações e a segurança das comunicações, procedendo ao registo do seu conteúdo e (do conteúdo das declarações) dos respectivos intervenientes”. Pese embora com algumas vozes contra, entendemos que este preceito, diretamente aplicável às sociedades anónimas, é, por remissão do n. 1 do artigo 248º do Código das Sociedades Comerciais, igualmente aplicável às sociedades por quotas e, por isso, são admitidas, atualmente, assembleias gerais parciais ou totalmente virtuais em ambos os tipos societários10.
Sobre a utilização da videoconferência podemos avançar com as seguintes modalidades de utilização: i) os intervenientes encontram-se em salas diferentes, mas contíguas e conexionadas entre si através do sistema de videoconferência que assume, nesta hipótese, uma função de auxílio e é completamente controlado pela própria sociedade; ii) os intervenientes encontram-se geograficamente em locais distintos mas estão conectados por um sistema de videoconferência facilitado, organizado e controlado pela própria sociedade, obrigando, ainda assim, os sócios (e outros intervenientes) a deslocarem-se para os locais equipados com o sistema; iii) os intervenientes podem participar na assembleia (assistir ao decurso dos trabalhos, intervir no debate e votar) desde qualquer lugar porque ela ocorre total ou parcialmente de forma virtual. As modalidades referidas pressupõem que todos os intervenientes estejam conectados entre si e que, por...
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