Dicas para o dia-a-dia
| Autor | Dino Carlos Mocsányi |
| Páginas | 165-200 |
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DICAS PARA O DIA-A-DIA
APRESENTAÇÕES CONVINCENTES
Peça para um consultor iniciante especi-
car as tarefas que ele mais teme. Provavelmente
ele colocará apresentações como uma das primei-
ras da lista. Geralmente esse receio não se deve à
falta de conhecimento do assunto a ser abordado
ou ao medo de falar para um grande público. Pelo
contrário, o grande problema é a incerteza em relação à forma de
preparar e apresentar a informação de um modo que prenda a atenção
do público.
Peça para um consultor experiente lhe dizer o que mais o
agrada: ele colocará apresentações, principalmente se ele vê isso
como uma grande chance de estar “na vitrine” ou consegue altas re-
munerações por isto, em primeiro lugar...
A chave para fazer uma boa apresentação é a conança. Você
adquire conança estando bem preparado.
Denição de objetivos
A primeira etapa de uma boa apresentação consiste na deni-
ção de objetivos, mas muitas vezes esta etapa não é executada ou é
mal executada. Parte do problema é que as apresentações frequente-
mente são agendadas sem muitas explicações ou discussões sobre as
expectativas. Por exemplo, se o objetivo é “dar uma ideia geral do
projeto XYZ aos funcionários do departamento comercial”, é melhor
descobrir primeiro o que signica “ideia geral”: refere-se a uma des-
crição dos aspectos relacionados ao projeto, uma análise do desen-
volvimento do projeto ou uma explicação e avaliação dos objetivos
do projeto?
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Quando você já souber o que vai dizer, a próxima etapa é
certicar-se de que todos os pontos-chave estão sendo abordados. A
seguir, faça uma distinção entre informações e materiais básicos e
secundários, para que você possa estabelecer prioridades na apresen-
-tação. Imagine sua apresentação como um iceberg: o que é básico,
e não pode sob nenhuma hipótese ser “pulado” é o que está acima
da água, como no iceberg. Os detalhes, explicações adicionais, exem-
plos, histórias, algumas talvez interessantes mas não tão essenciais,
são como a parte submersa do iceberg. Você vai “mergulhar” mais
ou menos nos detalhes na medida do interesse do público, do tempo
disponível e do grau de entendimento que julgue necessário.
Outro problema em relação à denição de objetivos é que muitos
apresentadores costumam restringir suas opiniões apenas ao essencial. O
como fazer está diretamente relacionado com o grau de motivação que
uma apresentação pode e deve alcançar. Por exemplo, se você quer ape-
nas transmitir informações às pessoas, tudo o que tem a fazer é apresentar
alguns dados e argumentos de forma interessante. Mas, para fazer com
que as pessoas ajam de acordo com o que você disse a elas, você tem que
organizar e transmitir a informação de forma adequada. Entender e criar
a motivação adequada é, agora, o seu principal objetivo. A informação
apresentada é apenas uma forma de atingir esse objetivo.
Muitas vezes uma apresentação tem mais de um objetivo.
Nesse caso, simplesmente relacionar e abordar cada um deles não é a
forma mais ecaz de se preparar para a apresentação. Você precisa sa-
ber quais são os objetivos mais importantes, para que possa priorizá-
-los e enfatizá-los de forma adequada. Caso não haja prioridades, os
assuntos devem ser tratados pela forma mais lógica ou interessante.
Conhecimento do público
Muitos apresentadores não são bem sucedidos
nessa etapa porque acumulam, organizam e transmitem
as informações como se eles próprios fossem o público.
Isso geralmente pode signicar que quase todos, exceto o
apresentador, não estão gostando da apresentação.
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Se você não falar a linguagem do público e de acordo com
suas necessidades e expectativas, logo descobrirá que ninguém está
escutando... A primeira questão que deve ser levada em consideração,
ao se analisar o público-alvo, é o seu nível.
Especialistas – Se você está falando para um grupo de espe-
cialistas, pode usar conceitos, terminologia e termos especícos. Na
verdade, se você não usar termos técnicos especícos, provavelmente
será considerado um principiante ou alguém que está zombando gen-
tilmente das pessoas presentes. Usando uma linguagem técnica você
diminui as coisas supéruas e utiliza todo o tempo disponível para
transmitir informações e ideias que você sabe que serão de interesse
dos ouvintes.
Público leigo – Um público leigo, por outro lado, é um verda-
deiro desao. Você precisa não apenas estar apto e disposto a traduzir
conceitos técnicos difíceis para uma linguagem de fácil compreensão,
mas também tomar cuidado para não dar a impressão de que esta é
uma tarefa desagradável. Muitos apresentadores com conhecimento
técnico humilham os ouvintes dando a impressão de que estão ten-
tando, com relutância, esclarecer um grupo de ignorantes. Você pode
evitar isso conscientizando-se de que é tão leigo em certos assuntos
como o seu público o é no assunto que você está abordando. Seu
objetivo é informar e, às vezes, educar. Você terá êxito apenas se
comunicar-se no mesmo nível de compreensão de seus ouvintes.
Público misto – Um público misto (composto de pessoas
com conhecimento técnico e pessoas leigas) é o mais difícil de lidar.
Supondo que os dois grupos sejam igualmente importantes para os
seus objetivos, você tem que apresentar as informações e os argu-
mentos usando termos que todos possam entender. Isso signica que
a sua apresentação deve ser voltada principalmente às pessoas leigas.
Contudo, não há nada demais em dar explicações ou especi-
cações técnicas do que já foi transmitido em termos simples. Embora
se devam evitar muitas especicações, elas fazem com que as pessoas
com conhecimento técnico saibam que você é um especialista nos
assuntos abordados.
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